3 regole base per i controlli interni

Controlli interni. Cosa sono? Una buona definizione potrebbe essere la seguente:

Si definiscono controlli interni quelle misure sistematiche (come studi, metodi e procedure) istituite da un’organizzazione allo scopo di :
1. Condurre la propria attività in maniera ordinata ed efficiente
2. Salvaguardare il proprio patrimonio di risorse
3. Scoraggiare e identificare errori, frodi, e furti
4. Assicurare correttezza e completezza dei dati contabili
5. Generare informazioni finanziarie e di management tempestive e affidabili
6. Assicurare adesione alle policy e ai progetti aziendali
Un lavoro quindi da deputare solamente ai reparti di contabilità e di pianificazione finanziaria? No, le cose non stanno così. Nelle aziende che davvero vogliono avere risultati deve essere chiaro che i controlli interni sono responsabilità di ogni singolo collaboratore. Ecco 3 buone regole su cui basarsi:

– I controlli interni devono permettere di valutare i progressi e identificare le mancanze. Dove si trova l’azienda rispetto ai propri obiettivi? E questo significa che l’azienda deve – è fondamentale – avere degli obiettivi estremamente precisi, specifici, rilevanti, possibili, misurabili, e legati ad una linea temporale. Solo in base a questi è possibile costruire dei validi controlli interni: se avete l’obiettivo di ridurre il magazzino del 10% rispetto all’anno prossimo, potete riflettere a ragion veduta su quali meccanismi possiate mettere in atto per renderlo possibile.

– I controlli interni devono essere un processo continuo, non un evento o una serie di eventi. Non hanno senso i controlli svolti mensilmente o annualmente, subito prima della chiusura dei bilanci o per un audit regolare, se servono solamente a poter dire che sono stati fatti: perchè abbiano dei risultati, i controlli devono essere eseguiti costantemente, diventare di fatto un modo di lavorare, sia attraverso una valida divisione di compiti e responsabilità, sia con l’implementazione di un sistema di informazioni che metta tutti al corrente dell’andamento delle cose.

– I controlli interni devono diventare parte della cultura aziendale, e quindi patrimonio e metodo di tutti i collaboratori, o non potranno mai portare alcun risultato reale o duraturo. Questo non significa che sia utile o sensato creare un clima di terrore e ansia da performance costante nell’azienda – tutt’altro! – ma si riferisce al fatto che è necessario che ognuna della molte persone che lavorano in un’azienda deve avere una percezione molto chiare delle idee, dei valori, e degli obiettivi dell’azienda stessa, e farli propri.